局机关各股室、局属各单位：

经局党委研究，现将《安乡县交通运输局办公室管理制度》印发给你们，请遵照执行。

办公室管理制度

一、文、电办理

1.各股室行文先报分管领导同意，办公室审核后经分管领导签字行文，其他干部不得以任何名义随意印发文件。

2.所有印发文件，交局长和分管副局长各备案一份。各股室将文件印发资料，上报或下发材料交办公室存档，办公室每月进行一次档案整理。

3.属本系统的综合性文件、通知、督查通报等，由相关股室负责人起草、审稿，办公室文字审定、综合，分管办公室领导审核后，再送局长签发。

4.外单位与交通运输局合签的文件须经局长同意签发。  

5.只涉及股室主管业务范围内的函件需要下发，由相关股室拟出初稿，办公室文字、格式把关，由分管局长签发。

6.局领导应及时审批送审文件，一般情况下批办文件当天审批签发。

7.电话、传真、电文、信函的接转、收发由办公室安排专人负责，坚守工作岗位，及时上传下达，并实时做好登记；工作中要文明礼貌、热情大方、语言简明、表述准确，提高服务水平和工作效率。所有来文、来电呈送局长签发办理，明确指向来文、来电送分管局长签阅。通报、表彰送班子成员签阅。

8.文书档案实行一月一整档，一年一归档。年终各股室要将具备效力的文件、具有史料价值的资料等分类整理、装订，送交办公室统一存放归档。

二、文明办公

1.公务接待热情大方，办事讲原则、讲政策、讲程序、求实效。对来局机关的各类人员，要做到“六个一”，即：一张笑脸相迎、一声亲切问候、一把椅子请坐、一杯热茶端正、一个明确答复、一声走好相送。

2.局机关实行上班（上午、下午）签到制，全体干部职工必须严格遵守作息时间，按时上下班。干部签到出勤情况每月月初公布上月考核结果，并纳入绩效考核。

3.上班时着装整齐、语言文明、举止得体。不得穿背心、短裤、拖鞋和奇装异服。坚持阳光办公，办公室门敞开或虚掩。不准迟到早退、外出办私事、串岗溜岗。原则上不允许上班时间会亲友、办私事。干部请假严格按人事制度执行。

4.自觉维护环境卫生，不随地吐痰，不乱扔废纸、烟头、果皮，不乱泼污水。股室责任区按时清扫。会议室、局长室由办公室安排专人负责。按时打扫，各办公室每天打扫整理。干部下班前要将文件、资料、办公用品整理有序，保持桌面和办公室的整洁。

5.办公室要做到人离落锁、关窗、断电、熄灭烟火，下班、放假时干部须随身带走个人贵重物品，切实做好防火防盗工作。门卫每天做好下班后的巡查。

三、印章管理

局党委公章、局行政公章归口办公室管理，使用公章必须报局长同意，备案后方可加盖，并填写好加盖记录。股室印章加盖必须报分管负责人同意，备案后方可加盖，股室印章加盖记录每月交办公室存档。严禁盖空白章。

四、公务接待

公务来客接待归口办公室按程序办理，谁来客谁经办。原则上，所有来客报管家负责人同意，统一标准后，办公室开出就餐通知单统一在食堂就餐。因工作需要的重要性公务接待，须报局长同意，指定地点、标准后，办公室开出就餐通知单接待。在外的来客接待实行“日清月结”，现金结账。

五、车辆（租车）管理

1.严管车辆。机关小车明确专车专人，办公室统一管理和调度。3人以下公差提倡坐公交车、班线车，3人以上（含3人）公务用车由分管领导提前一天向办公室提出用车要求，办公室根据轻重缓急安排。没有办公室安排，机关小车不能擅自外出。

2.严控租车。除县、局大型活动或紧急事务急需用车，其他情况一律不准租车。确需租车，办公室报分管领导同意后，按规定、程序到顺达汽车服务有限公司租车。

3.严格机关车辆管理。节、假日因特殊情况用车，需按程序申报后使用，办公室未安排出车时，车辆一律停放在局机关。公车在使用期间按规定有序停放，严禁停放在酒楼、茶楼、歌厅等娱乐场所，否则，谁停放谁负责。未经批准公车私用造成的后果和车辆损失由用车人负责。

4.车辆维修。驾驶员要爱护车辆，保持车辆整洁美观，定期保养，始终保持车况良好。车辆维修指定地点，驾驶人口头报告，办公室填写“车辆修理报告单”，经管家负责人核批签字后修理。车辆维修费用需报局长审核后，方可报销。

5.公车用油严格按规定标准结算。

六、物品管理

1.局机关办公用品统一由办公室采购并实行专人保管，建立领用登记制度。机关干部要厉行节约，根据实际需要领用办公用品，文稿用纸做到双面打印。

2.各股室需要更新或添置设备，应事先申请，填写《物品采购单》，经股室负责人签字、办公室主任核实、管家负责人批准后方可采购，大型添置需报局长批准。

3.凡大批或贵重物品的采购，按县政府有关采购规定办理，到政府采购点购买。

4.小型和简单文印工作提倡干部自行完成，大型和复杂文印、广告和宣传费制作实行定点办理，经办人签经手、签数量、签金额，办公室一次一结账，以现金结算。

5.各股室的财产，由办公室造册登记，定期清验，确保帐物相符。机关干部职工岗位股室之间的调整，其配发的财产原则上留在原股室，不能随人带走，确因工作需要带走的，须报局长批准。干部职工调离或退休，应如数收回配发的财产。每年年底由办公室、财计股共同负责对局机关各股室的财产进行一次全面清理并通报清理结果。

七、会议制度

1.原则上每两周召开一次工作例会，进行工作小结和部署，时间定于星期一上午8:30，参加人员为机关干部、二层单位班子成员。

2.每月召开一次局党委会、每两个月召开一次老干例会，半年召开一次民主生活会。根据实际情况，不定期召开局长办公会。

3.干部应按时参加局机关会议并实行实名制签到，严禁无故缺席、迟到、早退。特殊情况不能参会的，班子成员、单位负责人向局长请假，股室长、其他干部向分管负责人请假。开会时，手机设置静音和带震模式，认真做好笔记。会议考勤由会议主持人执行，会后通报、按月登记，年终纳入绩效考核。

4.各股室召开的全县性工作会议，须事先向办公室报告，由办公室做好统筹安排。

5.开会由办公室通知，干部职工必须准时到会，严禁缺席、迟到、早退。确有紧急情况不能到会的，需向分管班子成员请假并由办公室做好登记；开会中途需要离开的，需向主持人说明情况并经同意后方可离开。